LE VOTE PAR CORRESPONDANCE AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Le Vote par correspondance aux Assemblées Générales

En application depuis le 1er Juin 2020 (ordonnance 2019-1101 du 30 octobre 2019)

Préambules:

Vote par correspondance - Visioconférence :

Article 17-1 A de la Loi du 10 Juillet 1965

• Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

• Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

• Les conditions d'identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l'assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance sont définies par décret en Conseil d'État. »

Commentaires :

- A ce jour :

               - l'arrêté sur le modèle du formulaire est publié. Il est consultable à l’adresse suivante : https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000042075372

               - le décret sur l'identification des copropriétaires n'est pas publié

Ordre du jour de l'Assemblée générale :

• L'ordre du jour a-t-il été établi en concertation avec le Conseil Syndical ? ( Article 26 du Décret du 17 mars 1967 )
• Les Copropriétaires ont-ils pu communiquer au Syndic leurs résolutions grâce à l'affichage préalable de la date de l'assemblée générale ? ( Article 9 du Décret du 17 mars 1967 )

Le Vote par Correspondance

1 – Convocation et pouvoir de représentation - Quelles précautions sont à prendre :

• Le Syndic informe-t-il les Copropriétaires des nouvelles règles en vigueur :
  
  • Vote par correspondance
  • Pouvoirs avec votes exprimés par le Copropriétaire
  • Déclaration des candidatures de :
    
    • candidats aux postes de Président, Secrétaire et Scrutateurs
    • candidats au poste de Syndic, si élection prévue
    • candidats au poste de Membre du Conseil Syndical, si élection prévue
    • entreprises candidates à des contrats ou des travaux
    • vote par visioconférence
    • règle des 10% de détention des pouvoirs 15 % dans le (cas spécifique du Covid 19)

• Les candidatures nominatives du ou des :
  
  • Président de séance
  • Secrétaire de séance
  • Scrutateurs

sont-elles mentionnées ?

• Les candidatures nominatives des membres du Conseil Syndical sont-elles mentionnées ?
• En cas d'élection du Syndic, les candidatures nominatives des Syndics sont-elles mentionnées ?
• En cas de travaux, les candidatures nominatives des Entreprises sont-elles mentionnées ?
• La liste des résolutions figurants sur le pouvoir permet-elle pour les résolutions relevant des règles de majorité aux articles 25 et 26, de voter aux, premier et deuxième tour ? :
  
  • Élection du Syndic
  • Élection des membres du Conseil Syndical
  • Vote de travaux
  • ….
• Si la liste des résolutions prévoit un vote unique pour chaque résolution, en cas d'un deuxième tour,:
  
  • le vote au premier tour est-il reconduit à l'identique ?
  • le vote du deuxième tour devient-t-il " abstention" ?

2 – Feuille de présence - Quelles précautions sont à prendre :

• Le Président de séance doit vérifier que la feuille de présence comporte l'enregistrement des copropriétaires qui votent par correspondance 
• Ainsi que ceux des Copropriétaires qui assistent à l'Assemblée générale par visioconférence

3 – Démarrage de l'Assemblée générale - Quelles précautions sont à prendre :

• Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les documents de vote par correspondance envoyés par les Copropriétaires :
  
  • Ont-ils été enregistrés avant l'AG,
  • Seront-ils enregistrés pendant l'AG, à chaque résolution
• Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus et distribués par le Syndic au président du Conseil Syndical
• Le Président de séance et le Scrutateur doivent vérifier les pouvoirs reçus par des Copropriétaires
• Le Président de séance et le Scrutateur doivent s'assurer que le nombre de pouvoirs attribuer à des Copropriétaires présents respecte la règle des 15%
• Si un Copropriétaire qui a voté par correspondance se présente :
  
  • Ses votes par correspondance sont-ils annulés ?
  • Peut-il voter pendant l'assemblée générale ?

4 – Votes des résolutions - Quelles précautions sont à prendre :

• Le Président de séance doit dérouler l'ordre du jour et mener les débats en veillant au respect d'attribution de la parole
• Le Scrutateur doit vérifier l'enregistrement des votes et vérifier la prise en compte des votes par correspondance et par visioconférence
• Le Scrutateur doit vérifier la prise en compte des votes par correspondance lors du vote d'une résolution avec 2eme tour
• Le Scrutateur doit enregistrer les arrivées et les départs en notant s'ils se situent avant ou pendant le vote d'une résolution

5 – Edition du procès-verbal - Quelles précautions sont à prendre :

• Il est indispensable que le Président de séance prenne une copie du Procès-verbal :
  
  • soit sous forme de fichier ( .pdf ) sur une clé USB
  • soit avec un téléphone portable (image ou transfert de fichier )

6 – Vérification du procès-verbal - Quelles précautions sont à prendre :

• Une vérification est à faire sur :
  
  • le nombre des voix détenues par les copropriétaires présents à l'Assemblée générale en contrepartie des pouvoirs reçus
  • l'enregistrement des arrivées et départs pendant le vote des résolutions
  • l'enregistrement des votes par correspondance lors de votes à deux tours

7 - Logiciel - Quelles précautions sont à prendre :

• Demander au Syndic :
  
  • Quelle est la date de la dernière mise à jour du logiciel
  • Quel est le numéro de la version utilisée